W rezultacie organizacja przepływu pracy w wielu firmach pozostaje na dość niskim poziomie, co zmniejsza zyski.
Następnie wyjaśnimy korzyści płynące z Office 365 i do czego służą jego najlepsze aplikacje. Wyjaśnimy również, w jaki sposób dane są chronione podczas korzystania z oprogramowania Office. Informacje te pomogą organizacjom podjąć decyzję o zakupie klucz Office 365. Obecni subskrybenci pakietu biurowego będą mogli efektywniej wykorzystywać go do różnych zadań. Między innymi będą mogli łatwo skonfigurować aplikacje, aby zmaksymalizować bezpieczeństwo i przechowywanie danych.
Korzyści z Microsoft Office 365
Wśród głównych zalet Microsoft Office 365 pracownicy organizacji wymieniają m.in:
- przechowywanie i współpracę w chmurze;
- automatyczne aktualizacje i dostęp do najnowszych wersji aplikacji;
- elastyczność i mobilność pracy.
Gdy firma subskrybuje Office 365, jej pracownicy otrzymują możliwość przesyłania utworzonych dokumentów biurowych do magazynu w chmurze. Oznacza to, że nie trzeba przechowywać wszystkich plików na komputerze. Nawet jeśli dokumenty na komputerze zostaną utracone z powodu awarii, można je łatwo przywrócić z kopii zapasowej w sieci. Ponadto plik w pamięci masowej można udostępnić współpracownikom w celu współpracy. Zwiększa to szybkość wykonywania zadań. W razie potrzeby pracownicy mogą łatwo wymieniać się informacjami za pomocą wbudowanej aplikacji Teams. Jest to proste i przyjazne dla użytkownika oprogramowanie.
W porównaniu do innych wersji pakietu Office, Microsoft 365 zapewnia użytkownikom programy o szerszym zakresie funkcjonalności. Wszystkie aplikacje wchodzące w skład pakietu są regularnie aktualizowane. Jednocześnie poprawiane jest nie tylko bezpieczeństwo oprogramowania, ale także dodawane są nowe funkcje. Dzięki temu w programach z pakietu Office 365 można wykonać więcej operacji niż w wersjach 2021 czy 2019.
Ponieważ Microsoft Office 365 daje pracownikom możliwość pracy z dokumentami w chmurze, otwiera to szerokie perspektywy elastycznej organizacji przepływu pracy. Pracownicy firmy nie muszą przez cały czas pracować z jednego miejsca. Mogą na przykład łatwo uzyskać dostęp do dokumentów nie tylko z komputera w biurze organizacji, ale także z urządzenia mobilnego. Dzięki temu firmy utrzymują wysoką wydajność pracowników. Dzięki dostępowi sieciowemu użytkownicy aplikacji biurowych mogą tworzyć i edytować dokumenty nawet z innego miasta.
Popularne aplikacje Microsoft Office 365
Wśród aplikacji Microsoft Office, najczęściej używanymi aplikacjami są:
- Word;
- Excel;
- PowerPoint;
- Outlook.
Do tworzenia i edytowania dokumentów tekstowych o dowolnej złożoności Word jest doskonałym programem. Wbudowano w niego wiele narzędzi, które pozwalają sprawdzać gramatykę, interpunkcję i pisownię. Do aplikacji dodano również Copilot - AI firmy Microsoft. Sztuczna inteligencja przydaje się na wszystkich etapach tworzenia i edycji tekstów. Między innymi podpowie pomysły na szkic, stworzy krótki opis dokumentu, odpowie na pytania, jak poprawić tekst. Ogólnie rzecz biorąc, ten asystent programu Word ułatwia użytkownikom tworzenie wysokiej jakości dokumentów tekstowych.
Jeśli konieczne jest przygotowanie arkusza kalkulacyjnego, pakiet Microsoft Office 365 obsługuje program Excel. Zawiera on szeroką gamę narzędzi, które pozwalają przekształcić zestaw danych w przydatne analizy. W aplikacji tej wykorzystywany jest również Copilot. Szybko przetwarza informacje i oferuje użytkownikom nowe spostrzeżenia. Najnowsze wersje Excela uprościły wykonywanie typowych działań. Dzięki temu pracownicy organizacji szybciej wykonują standardowe operacje. Do tworzenia nowych baz danych można wykorzystać jeden z wielu dostępnych szablonów.
Ponieważ pracownicy wielu firm często tworzą prezentacje, wśród aplikacji pakietu Microsoft Office korzystne jest dla nich korzystanie z programu PowerPoint. Oprogramowanie to zawiera dużą liczbę szablonów. Pozwalają one na jak najszybsze przygotowanie prezentacji o wysokiej jakości. Aby zaakcentować uwagę widzów na niektórych elementach prezentacji, można użyć różnych animacji, obiektów 3D i wielu innych. Jeśli uruchomisz PowerPoint na urządzeniu obsługującym pismo odręczne, praca ze slajdami stanie się wygodniejsza.
Outlook łączy w sobie funkcje poczty e-mail i kalendarza. Wszystko to jest połączone z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, który pozwala szybko wysyłać wiadomości e-mail i śledzić wydarzenia. Wszystkie dane są bezpiecznie chronione. Aplikacja szyfruje informacje w skrzynce odbiorczej i dezaktywuje niebezpieczne łącza.
Wszelkie aplikacje Microsoft Office ułatwiają użytkownikom współpracę. Wszystko, co muszą zrobić, to przesłać dokument do magazynu w chmurze, a następnie udostępnić go współpracownikom. Wymagane jest jedynie połączenie sieciowe.
Bezpieczeństwo i zgodność
Niezależnie od tego, którą subskrypcję Office 365 wykupi organizacja, funkcje bezpieczeństwa będą obecne. Podstawowe funkcje chronią przed:
- phishingiem;
- wiadomości-śmieci;
- złośliwym oprogramowaniem.
Jeśli firma wykupi subskrypcję premium, jej pracownicy uzyskają dostęp do zaawansowanych funkcji cyberbezpieczeństwa. Na przykład szyfrowanie danych i ochrona przed utratą danych.
Bezpieczeństwo danych można łatwo skonfigurować zarówno dla zwykłych użytkowników, jak i administratorów. Można między innymi określić ustawienia udostępniania plików i warunki uwierzytelniania wieloskładnikowego. Wszystko to znacznie zmniejsza ryzyko, że cenne informacje wpadną w ręce atakujących.
Wdrażanie i zarządzanie
Aby szybko skonfigurować aplikacje Microsoft Office na sprzęcie pracowników, administratorzy firmy mogą skorzystać z narzędzi wdrożeniowych. Narzędzie to pozwala określić, które oprogramowanie będzie używane na wybranych urządzeniach.
Administratorzy pakietów Office mają również rozbudowane opcje zarządzania danymi na sprzęcie pracowników. Mogą między innymi łatwo przyznawać lub odmawiać dostępu do różnych aplikacji i funkcji. Pracownicy mogą uruchamiać tylko te programy, których potrzebują do wykonania swoich zadań. Administratorzy mogą łatwo wyłączyć licencję konkretnego pracownika. Jeśli dana osoba odejdzie z pracy, szybko zostanie pozbawiona dostępu do aplikacji biurowych.
Zakup klucza Microsoft Office 365 cena jest obecnie korzystny dla wielu organizacji. Pakiet ten zawiera wszystkie niezbędne aplikacje do tworzenia tekstów, tabel i innych dokumentów biurowych. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane i otrzymuje nowe funkcje. Dlatego użytkownicy otrzymują najbardziej efektywne narzędzia do wykonywania swoich zadań. Zarządzanie subskrypcją Microsoft 365 jest bardzo proste. Wszystkie dane są niezawodnie chronione dzięki nowoczesnemu systemowi zabezpieczeń.
